各学院（部）、机关各部门、教辅机构：
根据浙江省财政厅对会议、培训项目采购的最新要求，结合学校会议、培训项目采购实际情况，现将相关事宜进一步规范如下，请遵照执行。
一、关于采购需求的注意事项：
1.会议或培训项目的采购需求须在会议或培训开始前15个自然日在采管平台“会议培训”模块进行申报，校内审核通过请务必在一周内完成，为后续政府采购计划的申报和审批预留时间，以避免发生先购后采程序倒置的违规行为。
2.同一会议或培训发生的酒店费用（住宿费、伙食费、场地费等）、车辆租赁费用和资料印刷费用等须在同一个需求单上分条逐一填写，并将酒店服务项中对应服务项的数量加入购物车后再进行需求申报。
二、关于合同签订的注意事项：
1.采购人应及时关注采管系统中采购需求实施进度，及时提醒供应商接单并起草合同，务必要求供应商在起草合同时，将预算费用明细项填写完整。
2.因参加会议或培训的人员存在不确定性，会议或培训项目的最终结算金额可能存在与合同预算金额不一致的情况，请务必在合同签订时注意在“费用支付”条款中付款方式部分标明“会议（培训）结束后根据实际消费金额据实结算”字样。
三、关于费用报销的注意事项：
1.会议或培训项目产生的纳入政府集中采购范畴的酒店费用（住宿费、伙食费、场地费等）、车辆租赁费、资料印刷费等，须选用框架协议入围的供应商，并按政府采购流程执行采购，以免流程不规范，相关采购材料不齐全等原因导致无法报销；其他未纳入框架协议采购范围的费用，直接按财务相关规定报销。
2.除师资费等文件明确规定可在综合定额标准外单独核算的费用外，其余会议、培训期间产生的费用均纳入综合定额标准一次性据实结算，各学院（部）、机关各部门、教辅机构应在预算范围内从严从紧开支会议费、培训费。
3.会议、培训项目费用报销，须附上供应商盖章的最终消费结算清单作为支付依据，与政采云系统中的验收单一并作为报销附件。
4.会议费、培训费报销要求详见计划财务处网站通知公告：《关于规范会议费、培训费报销的相关通知》。
采购中心
计划财务处
2025年6月5日
